Le problème avec nos systèmes de planification et de priorisation construits par l’homme est que le monde ne les connaît ni ne s’en soucie. Vous pourriez avoir votre semaine soigneusement découpée en intervalles de cinq minutes, seulement pour qu’un fournisseur dise qu’il ne peut pas respecter une date limite ou qu’un enfant tombe avec Covid. Ensuite, votre emploi du temps minutieusement planifié est jeté dans la filature à salade de la vie.

Une solution évidente consiste à intégrer plus de marge de manœuvre dans vos journées de travail afin de mieux faire face aux perturbations et aux incertitudes. Mais si vous êtes un entrepreneur occupé, il y a des limites à la quantité de temps d’arrêt réalisable (et très peu de limites à la folie que le monde peut vous jeter). Pour vraiment protéger votre emploi du temps contre le chaos afin que vous puissiez rester concentré malgré l’imprévisibilité, vous devez planifier activement l’imprévisible.

Comment faites-vous cela? Dans The Observer Effect, un bulletin d’information populaire qui présente les longues interviews de VC Sriram Krishnan avec des PDG et des fondateurs de haut niveau, Mike Cannon-Brookes, co-PDG de la société de logiciels Atlassian, d’une valeur de 100 milliards de dollars, a partagé son approche. Le système remarquablement simple a été inspiré par un gars qui occupait peut-être le travail le plus chaotique et le plus accablant au monde, l’ancien président Barack Obama.

Le système de priorisation des 4P d’Obama

« Je me suis renseigné il y a longtemps sur la façon dont Obama avait établi des priorités. J’ai trouvé que c’était essentiellement une forme simplifiée de Kanban dans un monde où il ne contrôlait pas ce qui se passait réellement », a déclaré Cannon-Brookes à Krishnan. Il poursuit en expliquant que l’ancien président a divisé toutes ses tâches et responsabilités en quatre niveaux de priorité, ou Ps.

  • R11 est venu directement à Obama. C’étaient les questions les plus importantes sur lesquelles il travaillait à un moment donné.

  • P2s est également venu directement au président, car il devait être celui qui prenait des décisions sur ces questions, mais elles étaient moins urgentes que ses P1.

  • P3 étaient les questions sur lesquelles Obama avait besoin d’être informé et de conseiller, mais qui étaient traitées par d’autres personnes telles que son chef de cabinet ou des membres du cabinet.

  • P4 De même, la plupart du temps, il est resté hors du radar du président au jour le jour, mais il voulait suivre les progrès et peut-être offrir une contribution générale.

Tout cela semble assez simple, mais la magie dans le système était qu’Obama (et sans aucun doute son équipe de soutien de classe mondiale) ne s’autorisait qu’un nombre fixe de chaque niveau de priorité dans son assiette à un moment donné. « Il ne pouvait avoir que deux P1 et quatre P2 simultanément pour éviter la fatigue décisionnelle et le fait d’être submergé », explique Cannon-Brookes.

Bien sûr, comme il s’agit du travail le plus stressant au monde, les crises mondiales et nationales obligent régulièrement le président à remanier ses priorités. Lorsqu’une nouvelle question extrêmement urgente est apparue, Obama savait que s’il voulait en faire une tâche P1, il devrait rétrograder et réorganiser les autres tâches de son système. Les choses ne pouvaient pas simplement s’accumuler, et il n’était jamais difficile de savoir quelles tâches devaient avoir la priorité.

« Sans cela, il ne serait pas capable de penser clairement au milieu du chaos de son bureau », commente Cannon-Brookes. « En tant que président, il ne pouvait pas contrôler ses intrants. Bien qu’il ait eu de nombreux problèmes qu’il voulait aborder – Obamacare, par exemple – il s’est permis deux grandes questions et quatre petites questions sur lesquelles travailler simultanément. Tout le reste a été transmis à d’autres personnes en bas de la chaîne. »

Faire fonctionner le système de l’ex-président pour vous

Heureusement, les gens d’affaires n’ont pas de téléphones rouges qui sonnent dans la nuit pour signaler qu’une guerre vient d’éclater quelque part. Mais Cannon-Brookes insiste sur le fait que ce système inspiré par Obama est utile pour à peu près tous ceux qui travaillent dans un espace imprévisible avec un emploi du temps chargé. Il concède que le maintien du système 4P n’est pas toujours facile, mais affirme que cela a été la clé de sa capacité à rester concentré au milieu de la folie.

« J’ai des P1, des P2, des P3 et des P4 que je déplace. Il y a toute une chaîne en dessous qui réaffecte automatiquement les tâches. Quand je dis que P2 est maintenant un P3, mon chef de cabinet et EA savent exactement ce que cela signifie et prennent des mesures en conséquence », dit-il. « C’est un modèle mental utile car je ne peux vraiment me concentrer que sur deux grandes choses et quatre petites choses. »

Peut-être que vous n’avez pas de chef de cabinet et une chaîne de sous-fifres. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas avoir un tableau blanc ou un ensemble de notes autocollantes avec vos propres 4P écrits. Clarifier sur quoi exactement vous devriez vous concentrer et prendre conscience du nombre de priorités même l’humain le plus accompli peut gérer devrait aider à protéger le chaos de la vie de n’importe qui.

Les opinions exprimées ici par Inc.com chroniqueurs sont les leurs, pas celles de Inc.com.

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